Kantoorwerkend Nederland is massaal thuis aan het werk door het coronavirus. Maar hoe zorgen we er met z’n allen voor dat we productief blijven en de leuke Netflix serie of die ene huishoudelijke taak tot vanavond laten staan? Wij delen een paar handige tips.
Tip 1: Een goede planning houdt je op het juiste spoor
Thuiswerken zorgt voor flexibiliteit. Je hoeft je namelijk geen zorgen te maken over je reistijd, eventuele files of de trein die weer niet rijdt. Je zit zó achter je computer om aan de slag te gaan. Heel fijn natuurlijk, maar om ervoor te zorgen dat je productief blijft is een planning onmisbaar. Als je op kantoor werkt, ben je gewend aan een bepaalde structuur. Je staat op een bepaalde tijd op en gaat waarschijnlijk rond dezelfde tijd naar bed. Probeer deze routine vast te houden. Alle gewone structuren die je gewend bent, vallen nu namelijk weg.
Daarnaast helpt het om elke dag te beginnen met een to-do lijst waarin je de doelen van de dag noteert. Je kunt dit op de ouderwetse manier doen en gebruik maken van een notitieblok. Of gebruik een (gratis) app als Trello. Hierin geef je eenvoudig aan wat je moet doen, of je er mee bezig bent en als een taak afgerond is. Kijk wat voor jou het fijnst werkt. Maak je to-do lijst niet te groot en wees realistisch. Begin bijvoorbeeld met drie tot vijf taken die vandaag af moeten. Alles wat je meer doet, is een extraatje. Op deze manier voorkom je frustraties. Verdeel deze taken vervolgens in je agenda met een efficiënt tijdschema. Dit zorgt ervoor dat je tijdig je taken afrondt en je aan het einde van de dag geen overuren draait. Vergeet in je planning ook geen pauzes in te lassen, zodat je niet heel de dag achter je computer zit. Werk bijvoorbeeld twee uur aan een bepaalde taak en neem vervolgens een korte pauze.
Onze ergotherapeuten werken regelmatig met de Pomodoro techniek. Dit is een tijdsmanagement klassieker, maar ook een handig instrument om te letten op je werkhouding. Hij zorgt ervoor dat je slimmer omgaat met afleiding, uitstelgedrag voorkomt en je meer focust op je taak. Het werkt als volgt. Je gebruikt een kookwekker (bedenker Francesco Cirillo gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat; vandaar de naam) om je tijd te verdelen in blokken van een halfuur. In dat half uur ga je geconcentreerd aan het werk. Zet de wekker op 25 minuten en neem 5 minuten rust. Ga dan door met de volgende Pomodoro. Tijdens je 5 minuten rust ga je oefeningen doen om in beweging te blijven, dat helpt je in je concentratie. Ga bijvoorbeeld staan of lopen bij een telefoongesprek. Tijdens lange Pomodoro pauzes ga je naar buiten, stretchen óf een yoga pose oefenen. Er zijn veel gratis apps waarmee je techniek eenvoudig kunt gebruiken in je dagelijkse leven.
Tip 2: Goede werkplek
In bed of in je badjas aan het werk lijkt misschien ideaal, maar heeft een grote valkuil: ze zijn funest voor je productiviteit. Je associeert je bed en je pyjama namelijk met uitrusten en niet met werken. Ook loop je het risico op nek- en rugklachten als je onderuit gezakt in bed zit. Dus kleed je zelf aan en vindt een goede plek waar je rustig kan werken. De ideale werkplek is afgesloten van je omgeving, heeft voldoende licht, ergonomisch meubilair (bureau, stoel, muis, toetsenbord, etc.), computer of laptop met internet en natuurlijk toegang tot alle documenten.
Let gedurende de dag op je houding. Als je gebruik maakt van de hier bovengenoemde Pomodoro techniek, ben je na elke 30 minuten je bewust van je houding en kun je deze bijstellen. Wij snappen dat het in deze situatie net iets anders gaat dan normaal en het niet altijd makkelijk is om een juiste plek te vinden met kinderen, familieleden of huisgenoten die ook thuis zijn. Probeer je toch zo goed mogelijk af te sluiten en creëer een werkplek voor jezelf die jouw productiviteit stimuleert.
Tip 3: Zorg voor een privé en werk balans
Er zijn genoeg zaken die voor afleiding zorgen. De grootste afleiding op het moment zijn misschien wel de updates rond het coronavirus. Je wilt op de hoogte blijven van alles wat er in de wereld gebeurt. Naast het nieuws zorgen je telefoon of mail regelmatig voor afleiding. Het is daarom belangrijk dat je de meldingen van je telefoon uitzet en specifieke tijden aanhoudt als je het nieuws, je mail en je telefoon checkt. Bijvoorbeeld om elf uur ’s ochtends en drie uur ’s middags. Op deze manier minimaliseer je de prikkels die zorgen voor afleiding. Daarnaast ben je waarschijnlijk niet de enige die thuis is. Als dit het geval is, zorg dan voor duidelijke afspraken met je omgeving. Vertel wanneer ze je mogen storen en wanneer juist niet.
Nu de scholen en kinderdagverblijven zijn gesloten en de opa’s en oma’s niet meer kunnen oppassen, is de vraag hoe je zelf thuis kunt werken met kinderen steeds dringender. Ben je er zelf van bewust dat het niet de ideale situatie is en dat je waarschijnlijk minder kan doen dan je gewend bent. Niet alleen volwassenen houden van structuur. Kinderen vinden dit ook fijn. Maak een planning waarin je tijd voor school op neemt, buiten spelen met 1,5 meter afstand van anderen, tv kijken, gamen of iets anders. Werkt je partner ook thuis, verdeel de dag dan in blokken. Op deze manier kan jij ongestoord werken terwijl je partner op de kinderen let en vice versa.
Tip 4: Andere insteek van sociaal contact
Je werkt thuis, ziet je collega’s niet of weinig en moet 1,5 meter afstand houden van anderen. Het is logisch dat je het sociale contact met anderen mist. Contact met collega’s bevordert de communicatie en het saamhorigheidsgevoel. Maar hoe kun je dit voortzetten als bijna iedereen thuiswerkt? Het is belangrijk om regelmatig te blijven communiceren. Het overleg dat je op kantoor gewend bent, kan ook prima in de vorm van een videocall. Er zijn veel platforms die je de mogelijkheid bieden om online te vergaderen: Microsoft Teams, Skype, Zoom, Google Hangout, Whereby om er een paar op te noemen. In een online overleg heb je te maken met andere omgangsvormen dan je misschien gewend bent. Om structuur van de vergadering te behouden is het slim om een voorzitter aan te wijzen, van tevoren een agenda af te spreken en te letten op de tijd.
Daarnaast is het als leidinggevende van belang dat je medewerkers stimuleert om regelmatig te chatten en te bellen. In deze onrustige tijden is het belangrijk dat je weet hoe het met je medewerkers gaat. Hou daarom de vinger aan de pols en plan elke week een één-op-één gesprek in. Geef ook regelmatig feedback en houd de doelstellingen scherp.
