Als werkgever ontkom je niet aan de privacywetgeving. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ligt op de loer en jij wilt flinke boetes voorkomen. Laten wij in dit blog je antwoord geven op de vraag: ‘Wat mag ik aan mijn zieke medewerker vragen en wat mag ik hiervan vastleggen?’
De privacywetgeving is van toepassing op elke ‘verwerking’ van persoonsgegevens. Het is een breed begrip dat spreekt over alles wat gedaan wordt met de persoonsgegevens. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat wat je mag vastleggen. Het is van belang dat de regels worden nageleefd. De AP mag namelijk boetes van maximaal 20 miljoen euro per overtreding opleggen, of vier procent van de wereldwijde jaaromzet. Om deze boetes uit de weg te gaan, hebben wij de belangrijkste regels op een rijtje gezet.
Wat mag ik vragen?
Je mag de volgende gegevens over de gezondheid van je zieke medewerker vragen en registreren:
- de bereikbaarheid tijdens de ziekmelding, zoals telefoonnummer en (verpleeg)adres
- de verwachte duur van het verzuim
- de lopende afspraken en werkzaamheden
- of de ziekte een gevolg is van een arbeidsongeval
- of het gaat om een verkeersongeval waar een derde bij aansprakelijk is (regresmogelijkheid)
- of de medewerker valt onder één van de vier vangnetbepalingen van de Ziektewet, maar er mag niet gevraagd worden onder welke
Naast deze gegevens mag je de datum van ziekmelding en hoe vaak de medewerker ziek is doorgeven aan de bedrijfsarts of arbodienst om de loondoorbetalingsplicht vast te stellen.
Wat mag ik niet vragen?
Je mag de volgende gegevens niet vragen:
- de aard van de ziekte, zoals wat je medewerker mankeert en wat de oorzaak is
- de beperkingen en mogelijkheden van de medewerker, zoals in welke mate je medewerker nog in staat is te werken
- onder welke vangnetbepaling van de Ziektewet de medewerker valt
Nu spreek je de zieke medewerknemer en hij of zij geeft, zonder dat het gevraagd wordt, aan waarom degene niet kan komen werken. Helaas mag je deze informatie niet opnemen in de administratie. Gelukkig is er een uitzondering, mits vrijwillig verstrekt, in het geval van suikerziekte of epilepsie. Deze informatie is namelijk noodzakelijk voor het handelen van directe collega’s.
Hoe zit het met de privacywetgeving en de re-integratie van mijn medewerker?
Bij kort verzuim komt doorgaans niet meer kijken dan wat hierboven staat. Langdurig verzuim is een ander verhaal. De arbodienst of bedrijfsarts signaleert dreigende kansen op langer verzuim door middel van een probleemanalyse en een advies voor het plan van aanpak van de re-integratie van de medewerker. Samen met je medewerker stel je een plan van aanpak op. Dit alles, naast andere gegevens, worden verzameld in een re-integratiedossier. Om de privacy van de medewerker te waarborgen is het belang dat alle partijen weten wat ze met elkaar mogen delen.
De arbodienst of bedrijfsarts mag alleen gegevens delen die nodig zijn voor de loondoorbetalingsplicht en de re-integratie of verzuimbegeleiding, zoals:
- Welke werkzaamheden je medewerker wel of niet kan verrichten
- De geschatte duur van het verzuim
- De mate van arbeidsongeschiktheid
- Adviezen over aanpassingen, werkvoorziening of interventies die je voor de re-integratie moet faciliteren
De arbodienst of bedrijfsarts mag je niet vertellen over alle overige gegevens van de gezondheid van je medewerker. Deze vallen namelijk onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts.
Denk aan:
- Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
- Eigen subjectieve waarnemingen over de geestelijke en lichamelijke gezondheidstoestand
- Gegevens over afspraken met gezondheidsprofessionals en dergelijke
- Andere situationele problemen, zoals jeugdproblemen, relatieproblemen, sterfgevallen, huis vestiging en dergelijke
Hoe lang mag ik gegevens bewaren?
Gegevens rondom ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier. Bij langdurig verzuim of arbeidsongeschiktheid is een re-integratiedossier aan de orde. Deze gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Jij als werkgever, bedrijfsartsen en re-integratiebedrijven hebben verschillende bewaartermijnen.
Werkgever:
- Maximaal twee jaar na uitdiensttreding
- Als je eigenrisicodrager bent voor de Ziektewet, is het maximaal vijf jaar
- Als je eigenrisicodrager bent voor de WGA, is het maximaal tien jaar
Bedrijfsarts:
- Dossiers van aanstellingskeuringen mogen maximaal zes maanden worden bewaard
- Niet-medische dossiers hebben een bewaartermijn van maximaal twee jaar
- Als de organisatie, waar de bedrijfsarts in dienst is, eigenrisicodrager is voor de Ziektewet, mag de bedrijfsarts de gegevens over de ziekmelding tien jaar bewaren
- Andere medische dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard
- Als er sprake is van beroepsziekte, mogen de gegevens langer dan vijftien jaar bewaard worden.
Re-integratie bureau’s:
- Het medische deel van een re-integratiedossier heeft een bewaartermijn maximaal vijftien jaar
- Het niet-medische deel mag maximaal twee jaar worden bewaard
