Als werkgever houd je je mensen graag gezond én productief. Met preventieve maatregelen voorkom je ziekteverzuim. En is een medewerker tóch ziek? Dan help je diegene op een passende manier terug op de rails. Als fullservice arbodienst ondersteunt LENGG je hierbij. In dit artikel vertellen relatiemanager Nicole Vaandrager en casemanager Esther Matahelumual over deze aanpak met impact.
Starten vanuit een solide basis
Stel: je bent op zoek naar een (nieuwe) arbodienst, en je klopt bij LENGG. Natuurlijk heb je in beeld wat je doelen zijn. Hoe gaat LENGG daar vervolgens mee verder? Nicole: “We starten met een grondige nulmeting: we houden diepte-interviews met medewerkers, om te horen hoe zij denken over het bedrijf, de arbeidsomstandigheden en de werksfeer. Als het kan, praten we ook met een medewerker die op dat moment ziek is. Zo halen we op hoe diegene het verzuimproces ervaart.” Casemanager Esther voert deze gesprekken. “We maken met de interviews een dwarsdoorsnede van de organisatie en praten met leden van de directie, leidinggevenden en OR-leden, HR medewerkers en medewerkers van diverse ondersteunende diensten. Zo krijgen we een goed beeld van hoe het er in het bedrijf voor staat, en wat verwachtingen en vragen zijn.” Naast de inhoudelijke interviews verzamelt LENGG aan verzuim gerelateerde cijfers over het bedrijf en andere relevante informatie, zoals protocollen. Samen met de werkgever analyseert LENGG alle informatie, en maakt op basis daarvan een adviesrapport. Nicole: “In het advies staat onder andere welke doelen we willen bereiken, en hoe we verwachten daar te komen. Er zijn doelen voor de korte termijn, maar ook doelen die een langere periode in beslag nemen. Een samenwerking gaan we namelijk altijd aan voor de langere termijn.”
Een arbodienst kan ziekteverzuim niet geheel oplossen, stelt Nicole. Dat geldt voor LENGG, maar net zo goed voor andere partijen. Daarom is de gelijkwaardige driehoek van werkgever, werknemer en LENGG zo belangrijk. Nicole: “Wanneer we ons samenwerkingsplan presenteren in de organisatie, vragen we om ook de ondernemingsraad en bijvoorbeeld leidinggevenden te laten aansluiten. Sámen maken we van het plan een succes. Daarom zetten we vanaf dag één in op draagvlak.” Esther: “Doordat we vooraf met elkaar verwachtingen en doelen afstemmen, weet iedereen waar we aan werken en waarom. Die eensgezindheid is onmisbaar om van de aanpak een succes te maken.”
Snel weer op de been dankzij in-house expertise
In de afstemming met een werkgever vormen Nicole en Esther een team. Esther: “Als er iets is, kunnen ze me altijd bellen of mailen. Dat geldt ook voor medewerkers”, vertelt ze. Als casemanager is ze het eerste aanspreekpunt. Ze belt medewerkers die ziek zijn (of medewerkers die preventief met de casemanager willen spreken/van gedachte willen wisselen) en ze houdt daarbij de werkgever continu op de hoogte. Is er afstemming met de bedrijfsarts of een interventie vanuit aanvullende medische of fysieke expertise nodig? Dan schakelt Esther die via de korte lijnen in de organisatie bij LENGG zelf in. “Stel dat iemand baat heeft bij een psycholoog; die hebben wij zelf in huis. We hebben geen wachtlijst, dus de werknemer kan vrijwel meteen terecht. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld fysiotherapie.”
In de begeleiding van tweede spoor schakelt Esther met de interne specialisten op dat vlak. Zo is de correcte naleving van wet- en regelgeving geborgd, en komen de belangen van de werkgever en de werknemer aan bod. Verder coacht Esther leidinggevenden in de organisatie om zelf proactief met verzuim om te gaan. Dat kan gaan over gespreksvoering, maar ook over hoe je je voelsprieten gebruikt om uitval vóór te zijn. “Ik zeg weleens tegen teamleiders: ‘Ga nou eens in een vergeten kwartier op de afdeling staan, en kijk eens naar je medewerkers. Wie deel je in bij groen, wie bij oranje en wie bij rood?’” Het stoplichtmodel biedt daarbij houvast, vertelt ze. “Met medewerkers die ‘groen’ zijn, gaat het goed. Medewerkers die je als oranje categoriseert, zouden zomaar uit kunnen vallen. Het loopt bijvoorbeeld niet lekker thuis, of er speelt iets anders. Spreek die medewerker dan eens extra aan, en vraag of je iets kan doen.”
Werkgevers blijven steeds in control
Nicole monitort hoogover of de aanpak nog strookt met het afgesproken samenwerkingsplan. En of het nodig is om in te grijpen. Eens per kwartaal wordt het plan samen met de werkgever geëvalueerd en bijgesteld. Nicole: “De voorbereiding daarvan doen we bij LENGG altijd met een multidisciplinair team. Alle experts die bij een werkgever betrokken zijn, delen hun input. De bedrijfsarts, de casemanager, ik en eventueel een tweede spoorbegeleider, als dat van toepassing is. Vervolgens bespreken we onze bevindingen met de werkgever en kijken we hoe het loopt en of het plan bijgesteld moet worden.” Daarbij kan het ook zijn dat LENGGs aanpak aangepast moet worden. Nicole: “Ons uitgangspunt is dat iedereen zich in de spiegel moet kunnen aankijken. De werkgever, maar wij ook. Als er iets is dat wij beter of anders kunnen doen, horen we dat graag. Daar vragen we tijdens dit soort gesprekken ook naar. Die transparantie zie je terug in alles wat we doen.”
De aanpak van LENGG bestaat dus uit een goed onderbouwd plan voor de langere termijn, waarvoor draagvlak is in de organisatie van de werkgever. De aanpak is transparant: een werkgever heeft altijd dezelfde relatiemanager en casemanager en kan daar ook van op aan. Er is ruimte voor feedback over en weer. Er is duidelijkheid. En we gaan voor impact op de langere termijn, voor een periode van minimaal drie jaar. Esther: “We staan naast een werkgever en diens werknemers, en hebben de ogen op hetzelfde doel. Dat we daar samen aan werken, via een eerlijke en transparante aanpak, maakt mijn werk waardevol en leuk. Daar kom ik elke dag vol energie mijn bed voor uit.”
